Última actualización y entrada en vigencia: 15 de septiembre de 2026.
Esta política explica cómo Usabilidad Integrada trata los datos personales recibidos a través de usabilidad.co, sus formularios, el asistente virtual, la atención humana y la integración de WhatsApp mediante la aplicación UI_Bot. También describe cómo consultar, corregir o solicitar la eliminación de esa información.
1. Responsable y contacto
Responsable: Usabilidad Integrada, operador de usabilidad.co, Colombia. La administración del sitio atiende las solicitudes relacionadas con datos personales exclusivamente en info@usabilidad.co. Este correo es el canal de contacto para solicitar información sobre el tratamiento y ejercer los derechos descritos en esta política.
2. Información que recibimos
- Consultas y formularios: nombre, correo electrónico, teléfono y el contenido que suministres. Los formularios de contratación pueden solicitar dirección, identificación y dominio solicitado cuando sean necesarios para gestionar el servicio y la facturación.
- Chatbot y soporte: preguntas, respuestas, correo verificado, código de conversación, archivos e imágenes adjuntos, fechas, estado del caso, canal de atención y registros de la intervención del asesor. Se registran tiempos de primera respuesta y cierre para el seguimiento del soporte.
- Verificación y seguridad: información temporal para validar el correo mediante un código de un solo uso (OTP), intentos de acceso, identificadores de sesión y datos técnicos como dirección IP, navegador y registros de errores.
- WhatsApp: mensajes y datos técnicos de entrega, identificadores de mensajes y el número del interlocutor de WhatsApp cuando interviene ese canal. Un visitante que conversa solo desde la web no necesita aportar su número de WhatsApp para recibir atención en el chatbot.
- Cuentas y comentarios: los datos del perfil y del formulario de comentarios cuando uses esas funciones.
3. Finalidades y autorización
Tratamos la información para responder consultas, verificar el acceso, prestar y dar continuidad al soporte, gestionar solicitudes de servicios, enviar códigos y comunicaciones del caso, medir tiempos de atención, prevenir abusos y atender obligaciones aplicables. Los registros permiten identificar qué conversación corresponde a cada visitante y consultar su evolución.
Cuando la ley exige autorización, esta debe ser previa e informada y limitarse a las finalidades comunicadas. La mera visita a esta página no constituye una autorización general. Los datos opcionales no son necesarios para navegar; sin un correo verificable no es posible usar el soporte autenticado. Una solicitud de soporte no equivale a aceptar campañas publicitarias. El uso de datos identificables para una finalidad distinta requiere la autorización o habilitación legal correspondiente.
4. Chatbot, inteligencia artificial y atención humana
El asistente consulta la base de conocimiento y contenidos del sitio. Cuando está habilitada la generación con inteligencia artificial, algunas preguntas y fragmentos pertinentes del contenido web se envían a la API de OpenAI para elaborar una respuesta. Cualquier dato personal que incluyas en esa pregunta puede formar parte del texto procesado. Las respuestas automáticas pueden contener errores; puedes solicitar la revisión de un asesor. El asistente no sustituye el acuerdo o la confirmación humana de las condiciones de un servicio.
Para acceder al soporte humano se verifica el correo mediante OTP. La conversación queda asociada a un caso que puede continuar después de recargar o cerrar el navegador. Cerrar la ventana o la sesión no elimina el historial ni implica el cierre del caso. Al finalizar la atención, el sistema puede enviar al correo verificado un resumen o registro de lo conversado.
Si no hay un asesor disponible en la consola web y la integración está operativa, el caso puede canalizarse al WhatsApp del asesor. El visitante sigue escribiendo y recibiendo respuestas en el chatbot: se transmiten a WhatsApp el código del caso, los mensajes y, cuando corresponda, enlaces a los adjuntos. Las respuestas del asesor regresan al historial mediante la integración de Meta. Los mensajes enviados directamente a nuestro WhatsApp empresarial también pueden procesarse para atender la consulta.
5. Archivos e información delicada
Adjunta únicamente documentos e imágenes necesarios para explicar tu solicitud y sobre los que tengas autorización. Los archivos se almacenan en el servidor y pueden compartirse mediante enlaces de descarga dentro del caso; evita reenviar esos enlaces a terceros. Las imágenes pueden conservar metadatos, incluida la ubicación si el archivo original la contiene.
No envíes contraseñas, claves de API, códigos de autenticación ajenos al formulario OTP, números completos de tarjetas ni información médica, biométrica u otros datos sensibles por el chat. No se exige entregar datos sensibles para solicitar soporte. Si compartiste información delicada por error, contacta a info@usabilidad.co para evaluar su retiro y las medidas pertinentes.
6. Proveedores y circulación de la información
En la prestación del servicio intervienen el personal autorizado de soporte y los proveedores técnicos necesarios de alojamiento, correo, seguridad y copias de respaldo. Según el canal y las funciones utilizadas, también intervienen Meta/WhatsApp y OpenAI. Sus sistemas pueden procesar información fuera de Colombia. La intervención de proveedores no autoriza usos ajenos a la finalidad informada; las transmisiones o transferencias deben cumplir las condiciones legales aplicables.
La información puede comunicarse a autoridades cuando exista un requerimiento válido o una obligación legal. No publiques en comentarios información que quieras mantener reservada: los comentarios aprobados y sus nombres visibles pueden consultarse públicamente. Los servicios de detección de spam pueden analizar comentarios y datos técnicos. Si se utiliza Gravatar, puede enviarse un identificador derivado del correo para mostrar el avatar.
Consulta también la política de privacidad de WhatsApp, la información de privacidad de los servicios empresariales y API de OpenAI y la política de Automattic/Gravatar. Sus prácticas complementan, pero no reemplazan, nuestras responsabilidades respecto de la información recibida en este sitio.
7. Cookies y almacenamiento del navegador
WordPress y el chatbot utilizan cookies y almacenamiento local o de sesión para mantener el acceso, recordar preferencias y recuperar una conversación. Eliminar esos datos o usar otro navegador puede requerir una nueva verificación del correo, pero no elimina por sí mismo los registros guardados en el servidor. En equipos compartidos, cierra la sesión y evita conservar datos de acceso.
Cuando se usan comentarios, cuentas o funciones de compra, pueden almacenarse preferencias y datos técnicos necesarios para esas funciones. El contenido incrustado, los enlaces y otros servicios de terceros pueden incorporar sus propias cookies o mediciones al cargarse. Puedes administrar cookies y permisos desde el navegador; bloquear los necesarios puede afectar el acceso o la continuidad del chat. Los asesores que habiliten notificaciones del navegador pueden revocar ese permiso desde el dispositivo.
8. Conservación y cierre de casos
Los códigos OTP tienen vigencia limitada; los del módulo de soporte expiran a los diez minutos. Esa expiración no borra el caso. El historial, los adjuntos y los registros del soporte se conservan para dar continuidad a la atención, consultar actuaciones y atender solicitudes u obligaciones. Actualmente no se eliminan automáticamente al cerrar el caso ni mediante un plazo único para todos los registros.
La conservación se determina según la finalidad, la relación de servicio, las obligaciones aplicables y la necesidad de atender reclamaciones. Cuando deje de existir una razón válida para conservar información identificable, corresponde eliminarla o anonimizarla. Puedes solicitar una evaluación de conservación o supresión. Las copias de respaldo y las copias recibidas por correo o WhatsApp pueden tener ciclos de conservación diferentes; cerrar el chat no las elimina de forma inmediata.
9. Tus derechos y cómo ejercerlos
Puedes conocer, acceder gratuitamente, actualizar y rectificar tus datos; solicitar información sobre su uso y prueba de la autorización cuando proceda; y pedir la revocatoria de la autorización o la supresión en los casos permitidos por la ley. La eliminación puede estar limitada por deberes legales o contractuales de conservación. También puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, previo cumplimiento del trámite que corresponda ante el responsable.
Escribe a info@usabilidad.co con el asunto Protección de datos personales. Indica el correo asociado, el código del caso si lo tienes, lo que deseas consultar o modificar y un medio para responderte. Si actúas por otra persona, acredita la representación. Podremos solicitar una verificación proporcional de identidad para evitar entregar o eliminar datos de otra persona; no envíes contraseñas ni códigos de acceso.
Las consultas se atienden en un máximo de diez días hábiles desde su recepción. Si no es posible responder en ese término, se informarán el motivo y la nueva fecha, sin superar cinco días hábiles adicionales. Los reclamos completos se atienden en un máximo de quince días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción; una ampliación motivada no excederá ocho días hábiles adicionales. Las solicitudes incompletas se tramitan conforme a la ley.
10. Solicitud de eliminación de datos de UI_Bot
Para solicitar la eliminación de datos asociados al chatbot o a su integración de WhatsApp, envía un correo a info@usabilidad.co con el asunto Eliminación de datos UI_Bot. Identifica el correo o número con el que participaste y, si lo conoces, el código de conversación. Explica si solicitas eliminar un archivo, una conversación o los datos asociados a tu cuenta.
Después de verificar tu identidad, evaluaremos la solicitud, realizaremos la supresión que proceda e informaremos su alcance o las razones de una conservación obligatoria. Se aplica el procedimiento de reclamos descrito arriba. Esta solicitud no elimina tu cuenta de WhatsApp o Meta ni las copias que terceros conserven bajo su propia responsabilidad; para esas cuentas debes usar los mecanismos del respectivo proveedor.
11. Seguridad y menores de edad
El soporte dispone de verificación de correo, comprobaciones de sesión y acceso para asesores autorizados. Estas medidas buscan reducir accesos indebidos, pero ningún sistema ni canal de comunicación garantiza seguridad absoluta. Ante una posible exposición de datos, comunícala a info@usabilidad.co para su evaluación y atención. Los adjuntos no deben utilizarse como un repositorio de secretos o documentos sensibles.
El sitio no está dirigido específicamente a menores de edad ni solicita sus datos para prestar soporte. No envíes información de menores que no sea necesaria ni autorizada. Si se identifica información de este tipo, su tratamiento deberá respetar su interés superior, sus derechos y las condiciones legales aplicables; el representante puede contactar al responsable para solicitar su revisión.
12. Vigencia y cambios
Esta versión rige desde la fecha indicada al inicio. La vigencia de los registros se vincula a las finalidades y criterios de conservación descritos. Los cambios se comunicarán mediante esta página; cuando impliquen nuevas finalidades que requieran autorización, la publicación de una versión actualizada no reemplaza esa autorización.
El marco de referencia incluye la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación aplicable. Puedes consultar orientación sobre derechos y trámites en la Superintendencia de Industria y Comercio.